Die digitale Kommunikation zwischen Privatpersonen und Behörden ist zentral für eine leistungsfähige öffentliche Verwaltung und dennoch vielerorts lückenhaft, langsam oder umständlich. Ein neues Whitepaper des Fraunhofer FIT, des FIM Forschungsinstitut für Informationsmanagement, der byte – Bayerischen Agentur für Digitales und der Universität Bayreuth zeigt, warum und wie ein zentrales digitales Postsystem der entscheidende Dreh- und Angelpunkt für eine moderne öffentliche Verwaltung sein kann.

Die Studie mit dem Titel »Zentrales digitales Postsystem – Dreh- und Angelpunkt einer modernen öffentlichen Verwaltung« beleuchtet zentrale Gestaltungsoptionen, internationale Vorbilder und die konkreten Mehrwerte eines solchen zentralen Postfachs – sowohl für Bürgerinnen und Bürger als auch für die öffentliche Verwaltung. Im Zentrum steht eine klare Erkenntnis: Ein zentrales digitales Postsystem ermöglicht einen sicheren, einfachen und durchgängigen Kommunikationskanal, der nicht nur Verwaltungsprozesse effizienter macht, sondern auch Vertrauen in den Staat stärkt.

Lernen von den Digitalpionieren Dänemark, Estland und Australien
Die Ergebnisse der Studie zeigen: Der Erfolg digitaler Verwaltungsangebote hängt maßgeblich von der Nutzerorientierung ab. Dabei sind die Erfahrungen mit der De-Mail ein warnendes Beispiel – sie blieb in der Breite ungenutzt. Im Gegensatz dazu sind digitale Postsysteme in Ländern wie Dänemark, Estland und Australien längst Teil des Alltags. Diese erzielen hohe Akzeptanz und einen echten Effizienzgewinnen.

Konkreter Nutzen am Beispiel des Bayerischen Wohngeldprozesses
Die Studie analysiert am Beispiel des bayerischen Wohngeldprozesses den Mehrwert eines durchgängig digitalen Kommunikationsweges. Das Ergebnis zeigt, dass allein durch die Digitalisierung der postalischen Kommunikation erhebliche personelle und ökologische Ressourcen eingespart werden können. Ein wichtiger Hebel – insbesondere in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels.

Sieben Empfehlungen für den Erfolg
Die Studie schließt mit konkreten Empfehlungen für Politik und Verwaltung. Dazu zählen der Aufruf zu Pilotprojekten, die konsequente Einbindung von Bürgerinnen und Bürgern in den Entwicklungsprozess sowie die Schaffung eines verbindenden digitalen Ökosystems. Klar ist: Ein zentrales digitales Postsystem ist mehr als nur Technik, sondern ein verbindendes Element in einer modernen, zugänglichen und verlässlichen Staatsverwaltung.

Die Studie steht ab sofort kostenfrei zum Download bereit: https://s.fhg.de/Digitales-Postsystem

Kontakt
Prof. Dr. Anna Maria Oberländer
Fraunhofer FIT, Institutsteil Wirtschaftsinformatik
E-Mail: anna.maria.oberlaender@fit.fraunhofer.de